Seguros para la cancelación de un festival por tormenta y cómo conseguimos la indemnización completa

En Triple A llevamos más de 30 años gestionando seguros para eventos, y hay algo que repetimos siempre a nuestros clientes. Un siniestro no se gana el día que ocurre, sino antes, cuando se ha diseñado bien la póliza, y se defiende después, cuando la aseguradora revisa cada cláusula buscando motivos para reducir el pago. Te contamos un caso que ilustra la razón de por qué hay que diseñar muy bien los seguros para empresas.

El cliente y el riesgo real que había detrás por la cancelación del festival

Un organizador de festivales de música al aire libre nos planteó la renovación de su seguro y, cuando analizamos su situación en detalle, quedó claro que su exposición principal no era el daño material, sino el quebranto económico que supondría no poder celebrar el evento. Recinto sin cubierta, calendario en pleno verano en una zona con tormentas convectivas frecuentes, y artistas contratados con cachés elevados y cláusula de pago íntegro salvo fuerza mayor debidamente acreditada. Ese era el riesgo real, y ese era el que había que asegurar. 

¿Cómo diseñamos la póliza para que funcionara de verdad en caso de cancelación del festival?

Los productos estándar de mercado para eventos no estaban a la altura de esa exposición, así que negociamos un programa específico articulado sobre cuatro decisiones técnicas que acabaron marcando la diferencia cuando llegó el siniestro.

1. La primera fue la garantía de cancelación, aplazamiento e interrupción por condiciones meteorológicas adversas que impidieran la celebración por razones de seguridad, sin exigir un daño material previo como hecho generador, un matiz más importante de lo que parece porque muchos condicionados del mercado vinculan la cobertura a que exista primero un daño físico constatable —un rayo, una inundación o desperfectos por viento— dejando fuera exactamente los escenarios de suspensión preventiva que son los más habituales en un festival.
2. La segunda fue el capital asegurado, que dimensionamos partida a partida sobre los costes reales no recuperables, incluyendo cachés artísticos, infraestructuras de escenario, sonido, iluminación, vídeo y cerramiento, producción, personal técnico y de seguridad, catering interno, cánones, tasas, comunicación devengada y comisiones de ticketing no reembolsables, porque no queríamos un capital genérico sino el desglose exacto de lo que el organizador perdería si el evento no se celebraba.
3. La tercera fue la franquicia, que pactamos como importe fijo y no como porcentaje sobre el capital asegurado para que la cobertura no perdiera utilidad práctica ante siniestros parciales, y el periodo de carencia lo ajustamos al calendario real de compromisos irrevocables del cliente, no al estándar de la compañía.
4. La cuarta fueron las coberturas complementarias, incluyendo la responsabilidad civil del organizador, los daños a instalaciones temporales y los accidentes del personal, que aunque quedaron fuera del alcance directo de este siniestro forman parte del programa completo y son esenciales para cualquier evento de esta envergadura.

¿Qué ocurrió el día del festival? ¿Por qué fue cancelado?

Durante la jornada principal, cuando el cabeza de cartel estaba a punto de comenzar su actuación, una tormenta eléctrica repentina obligó a la dirección técnica y a los responsables de seguridad a suspenderla siguiendo el protocolo de emergencia del recinto, y la decisión quedó documentada por la autoridad competente presente en el evento mientras el grupo mantenía íntegro su derecho contractual al cobro del caché.

¿Cómo gestionamos el expediente para que consiguieran la indemnización completa tras la cancelación del festival?

Que la resolución fuera sin fricción no fue casualidad, sino el resultado de haber construido el expediente anticipando exactamente lo que el tramitador y el perito iban a plantear. En las primeras horas declaramos el siniestro e iniciamos la recopilación de pruebas, aportando el informe meteorológico oficial para el momento y la ubicación exactos del evento, no valoraciones del organizador, y acompañándolo de un informe firmado por los responsables de seguridad que acreditaba el riesgo cierto para asistentes y personal, descartando cualquier conveniencia comercial en la decisión de suspender. La documentación del quebranto fue igualmente exhaustiva, con el contrato artístico, los justificantes bancarios de pagos ya realizados, la confirmación escrita de la representación sobre la exigibilidad del caché y la identificación explícita de cada coste no recuperable.

Nuestra interlocución con la compañía fue técnica desde el principio, anticipando las cuestiones que el perito iba a plantear sobre fuerza mayor, diligencia del organizador, medidas de mitigación adoptadas y previsibilidad razonable del fenómeno meteorológico.

¿Cuál fue el resultado tras haber diseñado la póliza a medida para este festival?

La aseguradora reconoció la cobertura sin controversia e indemnizó dentro del plazo pactado, lo que permitió al organizador cerrar el ejercicio sin trasladar el impacto ni al balance ni a su relación contractual con los artistas, no porque tuviera suerte, sino porque tenía la póliza bien hecha y un corredor que sabía defenderla.

¿Qué aprender de este caso? ¿La cancelación de un festival supone un problema para los organizadores?

En eventos al aire libre, la garantía de cancelación no es un accesorio, sino frecuentemente el núcleo de lo que hay que asegurar, y una póliza elegida solo por precio, con capitales insuficientes, exclusiones amplias sobre meteorología o franquicias porcentuales, deja al organizador expuesto justo en el escenario más probable. Y cuando el siniestro llega, la calidad del expediente que la correduría presenta en las primeras horas determina en buena medida el plazo y la fluidez de la indemnización, que es en definitiva la diferencia entre tener un corredor y tener un intermediario.

El seguro no se demuestra cuando se contrata. Se demuestra cuando algo va mal. Y ahí es donde estamos nosotros. ¡Revisemos tu seguro!